GESTIÓN DEL CAMBIO: CASO AGBAR Y LA CIUDAD DEL AGUA


Las nuevas tecnologías, la transformación digital y otros factores como la escasez de recursos y las tendencias demográficas, están generando nuevas formas de trabajar en las corporaciones. Las organizaciones se orientan hacia estructuras más horizontales donde la colaboración y la comunicación entre departamentos y personas pueda fluir más fácilmente.         

Uno de los drivers para generar una cultura más innovadora y colaborativa es la creación de espacios de trabajo que fomenten el intercambio de conocimientos. 

A raíz de este nuevo escenario, donde las corporaciones deben adaptarse a estas nuevas tendencias, el pasado mes de mayo los miembros del Club de Innovación de ESADECREAPOLIS tuvieron la oportunidad de conocer la “Ciutat de l'Aigua” - las nuevas instalaciones de la corporación de Agbar en la Zona Franca de Barcelona. El objetivo de la visita, además de poder ver los nuevos espacios, fue averiguar cómo se inició el proyecto, en qué consistió el proceso de transición del cambio en cuestión, su gestión y los resultados que se han podido observar después de un año.

Según Àngels Valldeperas, Directora de Marketing y Comunicación Corporativa de Agbar y Gerente de la “Ciudad del Agua”, el proyecto no persiguió únicamente cambiar el entorno de trabajo, sino lograr un cambio de cultura y crear una nueva forma de trabajar que se expandiera por toda la organización. 

El proyecto se sustentó en cuatro pilares:

  • Participación: antes de decidir cómo debían ser las nuevas instalaciones, Agbar inició un proceso de recogida y análisis de necesidades e insights por parte de todos los trabajadores. Para ello crearon y asignaron el rol de “Embajador del cambio” a un total de 58 personas destinadas a comunicar e impulsar el proyecto.  El equipo se encargó de realizar distintas encuestas a toda la organización y un total de 42 entrevistas personales con tal de definir la estrategia del proyecto.
  • Tecnología: decidir una tecnología que se adaptara a las necesidades de todos los trabajadores y a la nueva forma de trabajar era un factor clave para Agbar. Debía ser una tecnología que agilizara el trabajo de los empleados, fomentara la colaboración y fuera segura.
  • Cultura: el traslado también tenía como objetivo potenciar una cultura más innovadora y sostenible a escala global. Se impulsaron proyectos como CREA, un espacio con salas interactivas, de ideación y de concentración, así como laboratorios de creación de proyectos de innovación. También incluyeron el lema “Oficina sin papel” con el objetivo de reducir el impacto medioambiental.
  • Arquitectura: el diseño de los nuevos espacios debía respetar y convivir con los anteriores puntos. El nuevo edificio debía contar con espacios abiertos, flexibles y funcionales además de plantas diáfanas con estructuras modulares y mobiliario adaptable que derivaran en un aumento de la colaboración entre personas y departamentos y una mejora de la productividad. 

 

¿Qué piden los trabajadores?

Uno de los factores clave en la gestión del cambio fue la implicación de los trabajadores; haciéndolos protagonistas del proceso de transformación de la empresa y atendiendo a sus necesidades y opiniones – sin distinción de cargos –.

¿Y cuáles fueron sus reclamos? Más innovación, más sostenibilidad, más agilidad en las interacciones entre departamentos y una cultura global entregada a un objetivo común.  Fue teniendo en cuenta estas peticiones, que se diseñaron los pilares del proyecto de la “Ciutat de l'Aigua”. 

Además de las demandas y observaciones del personal, Agbar contempló también, en la definición final del proyecto, las distintas resistencias al cambio que presentaban los empleados. El traslado suponía un cambio en los hábitos de transporte de los trabajadores hacia la oficina y una reducción de los servicios en torno a la nueva ubicación. Estas demandas se solucionaron con la incorporación, dentro de las propias instalaciones de Agbar, de distintos servicios como un gimnasio, un restaurante y un servicio de transporte propio para los trabajadores.

Por otro lado, el hecho de trabajar en espacios completamente abiertos donde las personas no poseen de un escritorio propio, existía cierta preocupación por reducir la concentración de los empleados. Para ello, las nuevas oficinas disponen de multitud de salas de reuniones y cubículos insonorizados que los trabajadores pueden utilizar. 

La eliminación de barreras físicas en los espacios también tuvo cierto impacto en los directivos de los departamentos los cuales ya no disponen de despacho propio y trabajan junto el resto de compañeros de su área, facilitando así la comunicación entre personas de distintos rangos.

 

De la teoría a la práctica

El traslado de las oficinas se realizó de manera progresiva por plantas. Los trabajadores recibían una formación al instalarse en la “Ciutat de l'Aigua”, que les permitía absorber las prácticas de la nueva cultura organizativa de la corporación.

Una vez finalizado el traslado, con la totalidad de los departamentos situados, el cambio en el sí de la empresa no cesó. Llegó el turno de proyectos de innovación, entre ellos: un proyecto que promueve la integración de la empresa en el barrio, hacia un barrio sostenible, con iniciativas como la realización de sesiones de formación en los centros educativos de la zona por parte de personal de Agbar; la reducción de las emisiones de CO2 y reciclaje; la rotación interna temporal de los trabajadores que lo deseen, con el objetivo final de conocer otros departamentos y facilitar y agilizar la comunicación interna en el sí de la organización y el fomento de hábitos saludables en toda la organización.

 

¿Cómo Crear espacios del futuro?

Después de conocer un caso real como el de Agbar, se pueden extraer una serie de recomendaciones sobre cómo crear espacios de trabajo que inspiren innovación y fomenten la colaboración.

  1. Conocer a los empleados: Debemos entender los estilos de trabajo y requerimientos de nuestros trabajadores para definir los nuevos espacios sin distinción de cargos. Es imprescindible que el cambio esté apoyado por la Dirección General.
  2. Ambiente laboral: Decidir qué espacios deberían ser usados para cada actividad, y ajústelos con un diseño práctico y estético. Deben ser espacios funcionales y que permitan un aumento de la productividad de las personas.
  3. Tecnología: La base debe ser la colaboración, redes y seguridad, y las aplicaciones deben vincular a las personas, trabajo y ambiente.
  4. Estrategia: Involucrar desde un inicio a los interesados y tomadores de decisión, identificar a los empleados actuales y perfiles de usuario, y diseñar con ello una guía con los pasos claramente definidos. 
  5. Resistencias: el cambio debe ir a mejor por lo que debemos mitigar las reticencias de los empleados ante esta transformación. Además de solucionar nuevas necesidades debemos intentar mantener aquellas que existían anteriormente, siempre y cuando no contradigan objetivos del nuevo proyecto.

Autora: 
Montse Rodríguez
Innovation & Development
montserrat.rodriguez@esadecreapolis.com